Documenti al sicuro: consigli per un’archiviazione perfetta

Carte e scartoffie ti sommergono, e hai bisogno di una soluzione per mettere i tuoi documenti al sicuro e archiviarli in modo efficiente?

Una conservazione sbagliata o disorganizzata può crearti molti problemi, come perdite e danneggiamenti di documenti importanti.

Se non vuoi più rischiare di perdere o rovinare i tuoi documenti cartacei, e vuoi un metodo per trovarli con facilità quando ti servono e conservarli al meglio senza che subiscano danni, segui i nostri consigli pratici!

Perché è importante conservare i documenti

Prima di passare ai nostri consigli, parliamo dei motivi per cui è importante conservare e archiviare al meglio i nostri documenti. 

Conservare correttamente i nostri documenti cartacei è importante per:

• proteggere i nostri diritti: molti documenti, come contratti e ricevute, possono essere necessari per far valere i nostri diritti in caso di controversie;
• facilitare la gestione quotidiana: avere un archivio ordinato ci permette di trovare rapidamente i documenti necessari, evitando inutili perdite di tempo;
• rispettare le normative: alcune tipologie di documenti (fiscali, ecc. ) devono essere conservate per un periodo di tempo stabilito dalla legge;
• combattere lo stress! Un archivio ben organizzato ti permette di lavorare più velocemente e in modo più produttivo. Non dovrai più rovistare tra pile di carte per trovare quello che ti serve, risparmiando tempo e fatica.

Organizza i documenti da conservare

Il primo passo per un’archiviazione efficace è l’organizzazione. Ecco le strategie che possono esserti d’aiuto:

• dividi in categorie e sottocategorie: dividi i documenti in categorie ben definite, ad esempio documenti fiscali, contratti, documenti personali, ecc. Se serve, e in particolare se i documenti sono tanti, all’interno di ogni categoria crea delle sottocategorie più ristrette, per una ricerca ancora più rapida;
• etichetta in modo chiaro: usa etichette chiare e specifiche per identificare ogni scatola o raccoglitore;
• usa un sistema di catalogazione: se hai un gran numero di documenti, un sistema di catalogazione numerica o alfanumerica potrebbe esserti molto utile.

Seleziona e liberati da scartoffie inutili

Per fare ordine è anche necessario liberarsi da quello che non ci serve più. Quindi, mentre organizzi i tuoi documenti chiediti quali sono ancora rilevanti.

Ma fai attenzione: eliminali solo quando hai l’assoluta certezza che non ti serviranno più! I tempi di conservazione dipendono dal tipo di documento (come ad esempio i documenti fiscali), e sono stabiliti dalla legge. Se hai dubbi consulta un esperto del settore.

Procurati i materiali necessari per l’archiviazione

Per organizzare al meglio i tuoi documenti avrai bisogno di alcuni semplici materiali:

• scatole e scatoloni di cartone: scegli scatole di dimensioni standard e robuste, che resistono al peso e al tempo, meglio se con il coperchio;
• raccoglitori e cartelline: sono utili per organizzare documenti di piccole dimensioni o suddividerli in categorie;
• buste di plastica: sono utilissime per proteggere i documenti dalla polvere e dall’umidità. Usale per conservare i documenti più importanti;
• etichette: essenziali per identificare velocemente il contenuto di ogni scatola o raccoglitore, e non perdersi ogni volta che serve un documento specifico.

I materiali devono essere di buona qualità, per resistere al tempo e all’usura. In particolare, usa scatoloni resistenti e realizzati con cartone da archivio acid free per prevenire lo scolorimento o il deterioramento.

Considera la possibilità di digitalizzare i documenti

Digitalizzare i documenti più importanti potrebbe essere un’ottima idea, perché:

• facilita la ricerca di documenti specifici
• diminuisce il rischio di distruzione o smarrimento 

La digitalizzazione dei documenti è quindi un’ottima soluzione per risparmiare spazio e facilitare la ricerca. Ti consigliamo quindi di scannerizzare i più importanti e salvali in un formato digitale sicuro.

Ricorda che la legge italiana attribuisce ai documenti digitali lo stesso valore delle copie cartacee, purché rispettino determinati requisiti (come ad esempio la presenza della firma digitale). 

Scegli il luogo adatto per conservare i documenti

Una volta organizzati i documenti, devi trovare un posto sicuro, asciutto, protetto e accessibile per conservarli.

La scelta del luogo di archiviazione dipende da diversi fattori, come la quantità e il tipo di documenti, e lo spazio disponibile. Un armadio chiuso (a chiave se serve) è la soluzione più classica e pratica, ma puoi anche considerare cassetti, scaffali o contenitori specifici per l’archiviazione.

Evita invece di conservare i documenti in luoghi soggetti a sbalzi di temperatura o esposti alla luce diretta del sole.

Evita anche luoghi umidi come cantine o soffitte, poiché l’umidità danneggia la carta e l’inchiostro.

Conserva i tuoi documenti importanti in un self storage

Se i documenti sono molti, e non hai spazio in casa, allora dovresti considerare la possibilità di archiviarli in un deposito esterno adeguato. In particolare, valuta l’opzione di un self storage, un ambiente sicuro, ideale per archiviare i tuoi documenti in tutta tranquillità.

In EasyBox ti offriamo self storage sicuri, puliti e pronti all’uso, perfetti per conservare e proteggere i tuoi documenti in modo ordinato ed efficiente. 

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