Le 5 regole per la conservazione dei documenti cartacei

Se vi sentite circondati dalle scartoffie e non sapete più dove è andata a finire la bolletta della luce da pagare, sappiate che non siete i soli!

Conservare le copie cartacee può sembrare un lavoro da titani, ma con le giuste mosse, vedrete che sarà un gioco da ragazzi, e vi darà grande soddisfazione quando dovrete cercare un documento con urgenza e saprete esattamente dove si trova. 

Non sapete da dove cominciare? Non disperate, questo articolo vi descriverà le 5 regole fondamentali per conservare i vostri documenti in modo efficiente. 

1. Ordine e organizzazione

Organizzare e catalogare i documenti è un processo cruciale per garantire un accesso rapido e efficiente alle informazioni. Il primo passo è quello di creare una struttura di archiviazione: dividi i documenti in categorie logiche, ad esempio, documenti fiscali, contratti, corrispondenza, ecc. Poi, assegna a ciascuna categoria una posizione fisica specifica nell’archivio, utilizzando scaffali o armadietti.

Una volta classificati i documenti, il passo successivo è quello di etichettarli in modo dettagliato. Utilizzate etichette chiare e leggibili su ogni scatola, cartella o file. L’etichetta deve indicare chiaramente la categoria e, se possibile, il contenuto specifico. In questo modo sarà più facile e intuitivo trovarli rapidamente quando servono.

Se volete essere ancora più precisi, potete anche catalogare i documenti: assegna a ciascun documento un numero di catalogo univoco, crea un registro o un database elettronico che tenga traccia dei numeri di catalogo, delle categorie e delle descrizioni dei documenti, includi informazioni come la data di creazione, il mittente o il destinatario, l’oggetto e il periodo di conservazione previsto.

Considerate anche la possibilità di digitalizzare i documenti importanti. Anche se ne conservate una copia fisica, una versione digitale offre un ulteriore livello di sicurezza e facilita la ricerca e il recupero di documenti specifici.

In Italia, infatti, la normativa riconosce il valore legale dei documenti digitali. Il Decreto Legislativo 82/2005, noto come Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), stabilisce il quadro normativo per l’uso dei documenti digitali. Questa legge attribuisce al documento informatico lo stesso valore legale del documento cartaceo, purché siano rispettati determinati requisiti. La firma digitale, ad esempio, è un elemento chiave per conferire validità legale ai documenti elettronici. In Italia, la firma digitale è regolamentata dal Decreto Legislativo 82/2005 e dal Decreto del Presidente della Repubblica 445/2000. Addirittura, la firma digitale avanzata, basata su certificati qualificati, è considerata equivalente alla firma autografa. 

2. Selezione rigorosa

Quando si decide di archiviare i documenti, è essenziale essere selettivi. Chiedetevi se ogni documento che state pensando di conservare ha davvero uno scopo. Scartate quelli che non sono più rilevanti o importanti per evitare di accumulare informazioni inutili. Questo processo non solo ottimizza lo spazio di archiviazione, ma rende anche più facile la gestione e la protezione dei documenti che si sceglie di conservare. Mantenere un archivio più pulito ed essenziale vi permetterà di accedere rapidamente alle informazioni cruciali quando ne avete bisogno, senza il peso di documenti superflui.

Ma fate attenzione! La durata di conservazione dei documenti può variare a seconda del tipo di documento e della normativa applicabile. Ad esempio, alcuni documenti fiscali devono essere conservati per un numero specifico di anni. La conservazione dei documenti cartacei in Italia è regolata da diverse normative, e ci sono alcune linee guida generali che è consigliabile seguire per garantire la corretta conservazione e l’accessibilità dei documenti. Tuttavia, è importante consultare un esperto legale o un professionista del settore per ottenere informazioni aggiornate e specifiche sulla normativa vigente. 

3. Archiviazione in scatoloni adatti e robusti

La scelta degli scatoloni giusti per l’archiviazione è fondamentale per la sicurezza a lungo termine dei vostri documenti. 

Utilizza scatoloni di buona qualità e resistenti, preferibilmente realizzati con materiali duraturi e privi di acidi, come il cartone da archivio acid-free. Questo aiuta anche a prevenire i danni, come lo scolorimento o il deterioramento, che potrebbero verificarsi nel tempo.

Evita scatoloni che potrebbero degradarsi facilmente o cedere sotto il peso.

4. La sicurezza prima di tutto

Per quanto riguarda la sicurezza dei vostri documenti, è essenziale andare oltre la scelta di scatole robuste. In questo articolo vi parleremo di altre misure per garantire ulteriormente l’integrità e la riservatezza dei vostri file importanti.

Prendete in considerazione la possibilità di utilizzare un centro di self-storage professionale che offra misure di sicurezza avanzate. Cercate strutture con sistemi di controllo degli accessi e videosorveglianza 24 ore su 24. Il controllo degli accessi limitato al personale autorizzato e la sorveglianza costante sono elementi cruciali per evitare accessi non autorizzati e potenziali furti.

5. Stabilire un programma di revisione

La frequenza di raccolta, organizzazione e revisione può variare in base ai tipi di documenti, alle normative di settore e alle esigenze organizzative. Il primo passo è quello di definire le priorità dei documenti, identificare cioè i documenti critici che richiedono revisioni o aggiornamenti più frequenti. Stabilite le priorità in base ai requisiti legali di conservazione, all’importazione e alla frequenza di utilizzo del documento. 

Se nell’archiviazione e l’etichettatura di cui parlavamo al punto 1 si vanno ad incorporare i requisiti legali, questo andrà a rendere più chiari gli obblighi legali e normativi in materia di conservazione e smaltimento di questi documenti. In questo modo, potrete sempre assicurarvi di essere conformi alle leggi sulla protezione dei dati e alle normative specifiche del settore.

Se ne avete la possibilità, potreste anche implementare software o sistemi di gestione dei documenti che facilitino il tracciamento e la pianificazione automatizzati. L’automazione, come sempre, può snellire il processo di raccolta e ridurre il lavoro manuale.

L’archiviazione sicura dei documenti è un passo fondamentale per preservare informazioni vitali e ricordi preziosi. Per maggiori informazioni, date un’occhiata ai nostri servizi, visitando il nostro sito internet. Un approccio attento e misure preventive possono fare la differenza nella conservazione a lungo termine dei vostri documenti più importanti.