CON EASYBOX, GESTIRE L’ARCHIVIO AZIENDALE È SEMPLICE ED EFFICIENTE

“Non avevamo più spazio a disposizione e lavorare era diventato molto faticoso”, afferma Benedetta, responsabile dell’ufficio contabilità di un’azienda italiana del settore food and beverage con sede a Sesto San Giovanni (MI), che ci ha raccontato come la sua scrivania era diventata un deposito.

Gli armadi dell’ufficio erano completamente pieni, tanto che Benedetta e i suoi colleghi avevano iniziato a usare anche il pavimento per “archiviare” faldoni, scatole, libri contabili e altro materiale fiscale. Lavorare in un ambiente disordinato era stressante e faceva perdere molto tempo. E si sa, il tempo è denaro.

“L’ordine è fondamentale, soprattutto in un ufficio contabilità”, spiega Benedetta. “Trovare una fattura era diventata un’impresa. Avevamo bisogno di più spazio, soprattutto per l’archivio dei documenti.”

LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI FISCALI È UN PROBLEMA PER MOLTE REALTÀ

Professionisti e aziende hanno l’obbligo legale di conservare i documenti amministrativi per alcuni anni e presentarli su richiesta alle autorità competenti. Per questo motivo, spesso gli uffici strabordano di carta che va conservata, ma non è utile nel lavoro quotidiano: vecchie fatture, dichiarazioni dei redditi del passato e stampe contabili datate occupano spazio prezioso che potrebbe essere utilizzato in maniera più produttiva. Inoltre, la confusione che si crea in un ufficio male organizzato è tale che quando si cerca un documento nel momento del bisogno non è semplice trovarlo, con conseguente perdita tempo e stress.

“Non avevamo interesse ad avere a portata di mano buona parte di quei documenti, eppure non avevamo mai pensato di spostarli”, racconta Benedetta. “Facciamo pulizia raramente, perché siamo sempre molto impegnati. Di conseguenza, tendevamo ad accumulare riempiendo ogni scaffale a dismisura per poi impazzire nel momento in cui dovevamo trovare un documento.”

NUOVI COLLEGHI, DOVE LI METTIAMO?

In più, negli ultimi mesi il lavoro era aumentato, perché il business era in crescita e l’azienda aveva la necessità di assumere nuovo personale. A quel punto, il problema legato allo spazio andava affrontato urgentemente e l’unica soluzione sembrava essere un nuovo ufficio più grande e più costoso.

Fino a quando non hanno trovato il servizio di self storage EasyBox.

“Facendo ricerche su internet – continua Benedetta – ho trovato il sito web di EasyBox e ho subito telefonato per avere informazioni sull’affitto di un deposito self storage. Era proprio la soluzione ideale per la nostra esigenza. Finalmente potevamo archiviare in un altro luogo quello che non ci serviva quotidianamente in ufficio: non solo documentazione, ma anche mobili e oggetti in disuso. Così nel giro di qualche giorno, abbiamo organizzato il trasporto dell’archivio e finalmente riordinato l’ufficio per fare spazio e accogliere i nuovi colleghi.”

UNO SPAZIO RISERVATO E SICURO A DISPOSIZIONE DELL’AZIENDA

E’ bastato chiamare i consulenti EasyBox per avere un preventivo personalizzato: un box della dimensione ottimale per conservare tutti gli oggetti che l’azienda aveva deciso di archiviare. E’ stato possibile organizzare subito il trasporto del materiale, grazie alle partnership che EasyBox ha con aziende specializzate: una soluzione semplice e conveniente che ha permesso a Benedetta di liberare l’ufficio una volta per tutte, spostando l’archivio in un luogo sempre accessibile. I depositi EasyBox, infatti, sono accessibili 24/7 attraverso un codice di sicurezza personale, per consultare la documentazione e ritirare oggetti solo quando necessario.

“In ufficio – conclude Benedetta – abbiamo finalmente tutto lo spazio che ci serve per tenere il materiale che davvero ci serve ogni giorno mentre l’archivio, conservato in un luogo sicuro, è facilmente consultabile al bisogno. Il servizio di self storage di EasyBox è ciò di cui avevamo bisogno.”

Anche tu non sai più dove tenere l’archivio documentale e gli oggetti in disuso? Chiamaci al numero verde 800 202 662 per un preventivo senza impegno.