DEPOSITA IL TUO ARCHIVIO IN EASYBOX GENOVA!

Sono Stefano e lavoro a Genova in ambito legale. Il mio studio è oramai consolidato e, con il passare del tempo, mi sono ritrovato a dover cercare dello spazio extra dove riporre le documentazioni dei miei clienti. Avevo lo studio pieno di faldoni e, sinceramente, oltre al disagio estetico (non era per nulla professionale far vedere la scrivania in quelle condizioni!), il problema era anche organizzativo e logistico in quanto, quando mi serviva un determinato documento in tempi anche piuttosto rapidi, trovarlo in quel caos era davvero un’impresa impossibile.

Se i documenti aziendali e le carte sono ovunque e il tuo ufficio sta esaurendo lo spazio di archiviazione, allora è il momento di pensare a conservare i tuoi documenti e archiviarli in una struttura dedicata, come quella a cui mi sono affidato io.

L’archiviazione self-service e lo storage aziendale funzionano davvero di pari passo e si propongono come vero e proprio backup plan per conservare documenti di archiviazione e per ridurre l’ingombro in ufficio, aumentando allo stesso tempo lo spazio di lavoro e la produttività! Insomma, devo dire la verità, avrei preferito pensarci prima! 

Sono stato fortunato perché, proprio vicino al mio ufficio, si trova un centro Easybox, azienda di riferimento del settore self storage, e mi ha semplificato le cose. Prima di tutto mi piace il fatto di poter tenere in ordine tutti i faldoni in maniera organizzata e pratica per accedere ai documenti che mi servono senza dover scavare tra pile e pile di carta senza criterio. Inoltre, apprezzo il fatto che, con la mia auto, posso raggiungere il box direttamente, parcheggiando proprio fuori al deposito in qualsiasi momento della giornata e della settimana. Ebbene sì! 24 ore su 24, 7 giorni su 7! Per me è assolutamente fondamentale in quanto mi è capitato, anche durante il weekend, di dover recuperare dei fascicoli da studiare per la settimana!

Scelta dell’opzione di archiviazione dei documenti protetti. La mia esperienza

Quando scegli una struttura self storage per archiviare i documenti, assicurati di sceglierne uno vicino alla sede della tua attività. Così se hai bisogno di accedere ai documenti, non devi attraversare la città.

Consiglio un box autonomo climatizzato per la conservazione dei documenti aziendali. Gli impianti di climatizzazione aiutano a proteggere i documenti dai danni causati da condizioni meteorologiche estreme come calore, umidità e gelo.

Utilizzare contenitori adatti per proteggere i documenti 

È importante disporre dei contenitori giusti quando si imballano i documenti. Pratiche e documentazioni devono essere conservati in robuste scatole di cartone con materiale di riempimento per assicurarsi che i documenti non si muovano, mentre vengono spostati da e verso il deposito. E’ necessario poi assicurarsi che le scatole dei documenti siano sigillate in modo sicuro con nastro adesivo.  

Come conservare i documenti 

Dopo aver deciso di archiviare i documenti aziendali in un deposito self storage, ci sono alcune cose da tenere a mente, mentre si preparano le scatole e il box.

• Non condividere il codice di sicurezza e le chiavi del box con molte persone. Probabilmente ci sono documenti personali che dovrebbero essere accessibili solo da persone che dispongono dell’autorizzazione appropriata.
• Quando imballi i documenti, riempi le scatole fino in cima e aggiungi materiale di riempimento. Non utilizzare giornali come materiali di riempimento, in quanto potrebbe sporcare i documenti.
• Le scatole portadocumenti non dovrebbero essere più pesanti di 15-20 kg per poterle sollevare e spostare facilmente.
• Solleva da terra le scatole dei documenti usando pallet, legno, teli di plastica o cartone. La soluzione di archiviazione ottimale è usare unità di scaffalatura.
• Per maggiore sicurezza, conserva i documenti in armadi con chiusura o casseforti antincendio.
• Se possibile, utilizza scatole di imballaggio a tenuta stagna per proteggere i documenti dai danni causati dall’acqua in caso di alluvione.
• Posiziona i documenti più vecchi dietro e quelli di cui potresti aver bisogno più frequentemente in primo piano. Lo stesso vale per le pile di scatole. Posiziona la meno nuova verso il basso e i documenti più recenti verso l’alto.
• Etichetta ogni scatola con il contenuto. Crea un sistema di numerazione per le tue scatole archiviate che puoi inserire in un foglio di calcolo per il controllo incrociato. Ciò faciliterà anche la ricerca dei documenti di cui hai bisogno.
• Easybox inoltre dà la possibilità di poter sfruttare scaffalature, archiviando ben 200 scatoloni alla volta!

Soluzioni di archiviazione dei documenti presso una struttura di stoccaggio 

Il self storage è una soluzione perfetta per lo storage aziendale, dall’inventario della vendita al dettaglio fino alle apparecchiature. Mettere i tuoi documenti in deposito ti aiuterà a mantenere il tuo ufficio libero dal disordine, oltre che a contribuire a ridurre lo stress e ad aumentare la produttività personale.