COME E PERCHÉ ORGANIZZARE IL PERFETTO ARCHIVIO DOCUMENTI

La gestione dei documenti è diventata una funzione centrale in ogni organizzazione, in particolare le organizzazioni come le aziende sanitarie che dispongono di dati importanti e sensibili, incluse le cartelle dei pazienti, ma anche studi legali, scuole e molto altro. Oggi vogliamo discutere con voi dell’archiviazione dei documenti per una gestione efficace degli stessi. Ci sono troppi documenti e documenti che non sono necessari attivamente negli ospedali e nelle aziende sanitarie. Oppure non esiste un team di gestione dei documenti o mancano conoscenze e processi per gestire documenti eccessivi senza perdere traccia di documenti importanti. La soluzione più efficace a questo problema è l’archiviazione di documenti che non sono più richiesti dai processi correnti. L’archiviazione consente di fare riferimento in un secondo momento a questo materiale, consultabile  solo all’occorrenza. Alcune organizzazioni richiedono al personale di archiviare i documenti, mentre altri esternalizzano l’attività a terzi e pagano il servizio. Se gestisci da solo la tua organizzazione, oppure sei alla ricerca di uno spazio specifico dove poter custodire e tenere al sicuro il tuo archivio documenti, sei nel posto giusto! Tendenzialmente, quando si affida o si gestisce internamente l’archiviazione dei documenti ci sono molti vantaggi sia per quanto riguarda l’organizzazione del materiale ma anche e soprattutto si ammortizzano costi e risorse!

Protezione dei dati storici

Il principale vantaggio dell’archiviazione è la sicurezza dei dati. Allo stesso modo, alcune questioni legali possono giustificare la necessità di archiviare i dati storici e un’organizzazione deve avere sempre a disposizione, per ogni eventualità, la prova della documentazione passata. In queste circostanze, l’archiviazione dei documenti è la soluzione più importante in quanto garantisce la sicurezza e un’efficace conservazione per così dire attiva dei documenti.

Stabilire la politica di gestione dei documenti 

Per eseguire efficacemente il processo di archiviazione dei documenti, è importante che un’organizzazione disponga di una politica di archiviazione dei documenti ben definita e chiaramente delineata e ogni dipendente sia a conoscenza delle procedure. La politica dovrebbe evidenziare l’importanza di archiviare i documenti attraverso un processo corretto per i tipi di media digitali come i media elettronici, ad es. scanner. La maggior parte delle organizzazioni preferisce scansionare i propri documenti e proteggere la copia digitale e distruggere efficacemente la copia cartacea. L’archiviazione elettronica consente alle organizzazioni di utilizzare meno spazio fisico e tuttavia di riprodurre il documento su richiesta.

Sebbene esistano numerosi sistemi informatici, tendenzialmente, oggi è ancora molto presente il materiale cartaceo, soprattutto quando si parla di pratiche vecchie, datate anni addietro e dunque, se per le nuove pratiche è facile digitalizzare le procedure, le istanze e le documentazioni tutte, è sicuramente difficile farlo per documenti di vecchia data.  Cosa succede se tutto il materiale a disposizione, tutte le documentazioni sono cartacee e sembrano affollare le postazioni di lavoro riempendo tutti gli scaffali a disposizione?

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